Valódi borászatok, valódi eredmények

Az Árvai Ital Kft. 2010 óta, vagyis több mint másfél évtizede dolgozik együtt a Programozás Kft.-vel. A cég jövedéki és szárazáru-nagykereskedelemmel foglalkozik, évente több mint 100 000 számlázási tételt dolgoz fel – ekkora tételszámnál minden apró súrlódás, minden kézi lépés komoly időveszteséget jelent.

Amikor Árvai István először kereste meg a Programozás Kft.-t, a jövedéki terület kezelésére semmilyen szoftvert nem használtak még – minden nyilvántartás kézi vagy papíralapú volt. Ez a nagykereskedelmi tételszám mellett egyre tarthatatlanabbá vált: a jövedéki szabályozás szigorú, a hibalehetőség pedig nagy, ha mindent manuálisan kell vezetni.

A Zeusz ERP bevezetésével ez alapjaiban változott meg. A jövedéki nyilvántartás, a számlázás és a készletkezelés egy rendszerbe került, a Fuvar szervező modul pedig pontosan megmutatja, mit kell felpakolni a szállítójárműre, és milyen útvonalon érdemes kiszállítani – ez nagykereskedelmi méretben napi szinten spórol meg időt és üzemanyagot. A Fizetési egyeztető automatikusan párosítja a beérkező banki utalásokat a kiállított számlákkal, így a pénzügyi egyeztetés, ami korábban rengeteg kézi munkát igényelt volna, ma percek alatt lezajlik.

Árvai István elmondása szerint a rendszer bevezetése óta akkora időmegtakarítást értek el, hogy egy új alkalmazott felvétele – ami jelentős bérköltséggel járna – feleslegessé vált: ugyanazt a munkát ugyanannyi ember el tudja végezni, csak sokkal hatékonyabban.

Ami Árvai Istvánt a legjobban meglepte, az a fejlesztési sebesség. Mivel az Árvai Ital Kft. nagykereskedőként nap mint nap új helyzetekkel szembesül, időről időre egyedi igények is felmerülnek. Egy alkalommal éjfél körül telefonált egy sürgős kéréssel – és a Programozás Kft. még aznap éjjel leprogramozta a módosítást, hogy másnap reggelre már az új funkcióval tudjanak dolgozni. Ez a fajta rugalmasság és reakcióidő olyasmi, amit egy nagy, személytelen szoftvercégtől nehéz elvárni.

Az Árvai Ital Kft. ma is aktív Zeusz-ügyfél, és a kapcsolat 2010 óta folyamatosan fejlődik – ahogy a cég igényei nőnek, úgy bővül velük együtt a rendszer is.

A Berger Kft. 2000 óta, vagyis immár negyedszázada a Programozás Kft. ügyfele – ez az egyik leghosszabb, legmélyebb szakmai kapcsolatunk. A cég bor adóraktárként működik: szőlőtermesztéssel, palackozással, értékesítéssel, valamint vendéglátással és borvacsorák szervezésével is foglalkozik, tehát a jövedéki nyilvántartástól a vendéglátásig sok különböző terület adatait kell egyben kezelniük.

A kezdeti időkben, 2000 körül, a számítógépek még nagyon lassúak voltak – a technikai korlátok ma elképzelhetetlennek tűnnek egy modern felhőalapú rendszerhez képest. Bergerné Jakab Emese szerint azonban ez nem volt akadály: az irodában, személyesen mindig nagyon részletesen át tudták beszélni, pontosan mire van szükségük, és ez az alapos egyeztetés a mai napig meghatározza az együttműködést.

Az évek során a Zeusz ERP folyamatosan fejlődött a Berger Kft.-vel együtt, és ennek köszönhetően a cég belső folyamatai érezhetően felgyorsultak. A Raktárkészlet és a Pincekönyv modul ma mindig liter pontosan mutatja, mennyi bor van készleten – ez a pontosság kulcsfontosságú egy olyan cégnek, amely tudatosan bővíti a borexportját, hiszen külföldi partnerek felé is hiteles, naprakész készletadatokkal kell dolgozniuk.

A jövedéki terület az egyik legszigorúbban ellenőrzött iparág Magyarországon. Bergerné Jakab Emese visszaemlékezése szerint a hatósági ellenőrzések régen sokkal szigorúbbak voltak, mint ma – és a Berger Kft. mégis mindig megállta a helyét, mert a rendszerben vezetett nyilvántartás naprakész és ellenőrizhető volt.

A mindennapi munka során a Berger Kft. csapata rendszeresen telefonon egyeztet a Programozás Kft.-vel. Emese kiemelte: bármilyen kérdéssel is fordulnak hozzájuk, szinte azonnal frappáns, használható megoldást kapnak – nem kell napokat várniuk egy-egy probléma megoldására.

A Zeusz ERP automatizmusai – a kézi adminisztráció nagy részének kiváltásával – annyi időt szabadítanak fel, hogy a Berger családnak, amely nemrég bővült, több ideje maradhat egymásra is, nem csak a cég működtetésére. A Berger Kft. története jól mutatja, hogy egy jól megválasztott ügyviteli rendszer nem csak a számokban, hanem az életminőségben is érezteti a hatását.

Az Agria Borászati Szövetkezet 2014 óta Zeusz-ügyfél, az ügyvezető Besenyei Viktor pedig a kezdetektől aktívan részt vett a rendszer alakításában. Viktornak komoly számítástechnikai háttere van, ami a közös munkát egészen más szintre emelte: amit elképzelt és megálmodott a cég ügyvitelének kezelésére, azt a Programozás Kft. lépésről lépésre meg is valósította.

Az ügyviteli szoftverek piacán számos megoldás elérhető, de ezek jelentős része régi, kizárólag asztali (Windows-alapú) programként fut, ami rugalmatlanná teszi a mindennapi munkát – más gépről, más helyszínről nehezen vagy egyáltalán nem érhető el. A Zeusz ERP legújabb verziója ezzel szemben teljes egészében a webről fut, tehát bárhonnan, bármilyen eszközről elérhető, ha van internetkapcsolat. Besenyei Viktor szerint ilyen részletességű, ugyanakkor ennyire modern, webes megoldással ma sem találkozni máshol a piacon.

Az Agria Borászati Szövetkezet mint szövetkezet különösen nagy adatmennyiséggel dolgozik: rengeteg rekordot, tételt és bizonylatot kell naprakészen, hibamentesen nyilvántartaniuk. Számukra ezért kiemelten fontos, hogy a rendszerben szereplő számok minden irányból – legyen szó készletről, pénzügyről vagy jövedéki nyilvántartásról – pontosan és megbízhatóan stimmeljenek, hiszen egyetlen eltérés is komoly következményekkel járhat egy ilyen szigorúan szabályozott iparágban.

A szövetkezet működésében a személyes vásárlók kiszolgálása áll a középpontban – ezt Besenyei Viktor is többször hangsúlyozta. Éppen ezért az volt a cél, hogy minden olyan háttérfolyamatot, ami automatizálható, tényleg automatizáljanak a rendszerben, hogy a csapat energiája és ideje a vásárlókra, és ne az adminisztrációra menjen el. A Zeusz ERP ebben is partner: a jövedéki nyilvántartástól a készletkezelésig szinte minden ismétlődő feladatot a program végez el a háttérben, emberi beavatkozás nélkül.

A hosszú távú, immár egy évtizede tartó együttműködés jól mutatja, hogy a Zeusz ERP nem egy statikus, egyszer leszállított termék, hanem egy folyamatosan fejlődő rendszer, amely képes lépést tartani egy olyan ügyféllel is, mint Besenyei Viktor, aki pontosan tudja, mit szeretne, és elvárja, hogy a technológia ezt maradéktalanul ki is tudja szolgálni.